پیاده‌سازی ERP یا برون‌سپاری مالی: کدام اولویت دارد؟

این سوال شبیه معمای مرغ یا تخم‌مرغ است که می‌تواند مشاوران را ساعت‌ها سرگرم کند: اگر یک دپارتمان مالی قصد برون‌سپاری مالی و اجرای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را دارد، کدام یک باید در اولویت قرار گیرد؟

پاسخ ساده‌ای برای این پرسش وجود ندارد و تصمیمات تحت تأثیر جزئیات خاص هر شرکت و زمان‌بندی پروژه قرار می‌گیرند. اما واقعیت این است: پیاده‌سازی ERP مملو از ریسک است. پنهان نیست که بسیاری از آن‌ها انتظارات را برآورده نمی‌کنند؛ و اغلب مطالعات نشان می‌دهند شانس شکست کامل یک پروژه ERP تقریباً به اندازه پرتاب سکه است.

چرا ۷۵٪ پروژه‌های ERP شکست می‌خورند؟ (خطر اصلی پیاده‌سازی ERP)

شرکت‌ها به‌ندرت به‌طور داخلی طیف کاملی از مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز برای هدایت موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی سیستم ERP را در اختیار دارند. مطالعات گارتنر نشان داده است که ۷۵ درصد از پیاده‌سازی‌های ERP شکست می‌خورند و متأسفانه این آمار در ۲۰ سال گذشته ثابت مانده است.

فهرست سازمان‌هایی که از پیامدهای ویرانگر شکست پیاده‌سازی ERP رنج برده‌اند شامل برندهای بزرگی مانند:

• هرشی (Hershey's): یک پیاده‌سازی مشکل‌ساز ERP که مانع از تحویل ۱۰۰ میلیون دلار شکلات درست قبل از هالووین شد و قیمت سهام آن را ۸ درصد کاهش داد.
• نایکی (Nike): پس از شکست یک پروژه زنجیره تأمین، ۱۰۰ میلیون دلار از دست داد.

نقش برون‌سپاری مالی (BPO) در موفقیت پیاده‌سازی ERP

شریک شدن با یک ارائه‌دهنده برون‌سپاری مالی که تخصص گسترده‌ای در ERP نیز دارد، می‌تواند یک تیم پروژه «تمام‌عیار» برای شما فراهم کند. در واقع، درگیری دادن شریک برون‌سپاری در مرحله پیاده‌سازی، دلایل کلیدی شکست ERP را کاهش می‌دهد:

۱. مشکل: تعریف ضعیف الزامات کسب‌وکار

یکی از دلایل اصلی شکست بسیاری از پیاده‌سازی‌های ERP، تعریف ضعیف الزامات کسب‌وکار است. در طول پیاده‌سازی، الزامات نشان‌دهنده فرآیندهای غیرقابل مذاکره‌ای هستند که سیستم باید با آن‌ها تطابق داشته باشد. مستندسازی دقیق فرآیندهای موجود و استفاده از آن‌ها برای شکل‌دهی مشخصات عملکردی، کلید موفقیت است.

✅ راه‌حل BPO: مستندسازی و بهینه‌سازی فرآیندها

• تخصص در مستندسازی: از مدیرانی که برای مهارت‌های حسابداری استخدام شده‌اند، نمی‌توان انتظار داشت که بدانند چگونه فرآیندها را به روشی تکرارپذیر و سازگار مستند کنند. در نتیجه، گام‌ها یا استثناها نادیده گرفته می‌شوند.
• تیم‌های BPO (برون‌سپاری فرآیندهای کسب‌وکار) به‌عنوان بخشی از پروتکل استاندارد خود، زمان زیادی را صرف ایجاد روش‌های عملیاتی استاندارد (SOP) برای مشتریان می‌کنند.
• آن‌ها هر فرآیند را در دپارتمان مالی، از جمله اکثر استثنائات و رویدادهای یک‌باره، به‌دقت مستند می‌کنند. این دقیقاً همان فرآیندی است که برای شروع یک پیاده‌سازی موفق ERP لازم است.
• مهندسی مجدد: بهترین ارائه‌دهندگان برون‌سپاری صرفاً یک فرآیند را تکرار نمی‌کنند؛ آن‌ها آن را برای برآورده کردن مؤثرتر اهداف تجاری، مهندسی مجدد (Re-engineer) می‌کنند.

۲. مشکل: مدیریت تغییر و مقاومت کارکنان

مدیریت تغییر یکی دیگر از عوامل کلیدی است که اغلب منجر به شکست‌های ERP می‌شود. تیمی که مسئول تطبیق با سیستم جدید است، اغلب همان تیمی است که با سیستم قدیمی کار می‌کرده است. انطباق با این تغییر می‌تواند یک کار بزرگ باشد.

• کارکنان فعلی اغلب از تغییر ابراز تأسف می‌کنند و مکرراً بیان می‌کنند که «ما قبلاً کارها را این‌گونه انجام می‌دادیم» و به سیستم‌های قدیمی نوستالژی دارند.

✅ راه‌حل BPO: تیم تازه و باتجربه

• شروع «تازه» با یک تیم جدید که به کار با چندین سیستم و فرآیند عادت دارد، می‌تواند فرآیند را بسیار مؤثرتر کند.
• اپراتورهای BPO به کار با سیستم‌ها و فرآیندهای متعدد مشتریان عادت دارند. هیچ نوستالژی برای «سیستم‌های قدیمی از دست رفته» وجود ندارد و فرآیندهای آموزشی آن‌ها به‌گونه‌ای طراحی شده است که تیم‌های جدید را به‌سرعت به ثبات عملیاتی برسانند.

۳. کارایی و صرفه‌جویی در هزینه (تأمین مالی ERP)

کارایی، مزیت مهم دیگری برای برون‌سپاری عملیات مالی پیش از پیاده‌سازی ERP است.

• اگر ابتدا پیاده‌سازی در داخل انجام شود و سپس کار به برون‌سپاری واگذار شود، سازمان‌های مالی وقت و هزینه را صرف آموزش کارکنانی می‌کنند که قرار است به‌زودی از آن سیستم جدید استفاده نکنند؛ این یک لایه پیچیدگی غیرضروری به انتقال اضافه می‌کند.
• تولید پس‌انداز: برون‌سپاری، صرفه‌جویی در هزینه ایجاد می‌کند که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا به‌راحتی از پس هزینه‌های گران‌قیمت پیاده‌سازی ERP برآیند. این پس‌اندازها، که زودتر به دست می‌آیند، می‌توانند برای پوشش بخشی از هزینه‌های پیاده‌سازی ERP استفاده شوند و تضمین‌کننده هزینه‌های اضافی کمتر ناشی از بازبینی و تنظیم سیستم پس از پیاده‌سازی باشند.

💡 نتیجه‌گیری: برون‌سپاری، کلید موفقیت ERP است

پیاده‌سازی‌های ERP می‌توانند پاداش‌های عظیمی به همراه داشته باشند، اما تلاش‌های شکست‌خورده می‌توانند یک سازمان را فلج کنند. متأسفانه، شرکت‌های کمی دانش فنی یا قابلیت‌های مورد نیاز برای پیاده‌سازی مؤثر چنین سیستم پیچیده‌ای را در اختیار دارند.

درگیر کردن یک ارائه‌دهنده برون‌سپاری مالی استثنایی پیش از شروع یک پروژه ERP، می‌تواند بزرگ‌ترین دلایل شکست آن‌ها را کاهش دهد و زمینه را برای موفقیت فراهم کند.

منبع: auxis